[新聞] 常覺得每天時間不夠用?嘗試Time-batching方法好好計劃工作!

不管你是有錢還是貧窮,生活忙碌還是清閒,每人每天也只有24 小時。24 小時對某些工作繁忙的都市人來說,或許真的不甚足夠,甚至霎眼便過。寫計畫書、開會、見客、向上司匯報、撰寫電郵跟同事溝通等的工作,都是很多打工一族每天必做的事,甚至是同一時間要做的事。不過,multitasking 對你來說又真的可行嗎?相對於同時間處理多項工作,有人提出更擁有效率的方法-Time-batching,這又是什麼呢?

Multitasking 可行嗎?

面對排山倒海的工作,有人選擇multitasking,一邊寫計畫書一邊回覆電郵,又或是一邊開會一邊批改下屬的工作。這看似是節省時間的做法,工作效率和成效卻成疑。我們的大腦其實無法一心二用,當你認為你能夠同時間處理2 種工作時,其實你的大腦只能夠專注在同一件工作上,然後快速轉向另一件,並沒有真正的同步進行。再者,所謂的multitasking 其實會讓你大腦的專注力降低,而且增加出錯的機會,所以並不是可行的工作模式呢。

什麼最影響工作效率?

要改善工作效率,最重要就是知道每天最影響你工作效率的是什麼。這個原因會因人而異,有的人會因為太多工作,而且經常要切換工作而令效率降低;有的人會因為外界有很多干擾,可以是同事間的聊天、Facebook Instagram等社交媒體的誘惑。瞭解了什麼最影響自己的工作效率後,就可以進行下一步的Time-batching。

什麼是Time-batching?

Time-batching 是近年興起的一種工作模式,很多外國的打工一族也紛紛嘗試。基本上Time-batching 的概念就是把時間根據自己一天需要完成的工作而劃分相應的等份,然後再對應的時間做對應的工作。例如,一天有寫計畫書、開會、見客、向上司匯報和撰寫電郵5 大項工作,由早上9 時至下午6 時起計,撇除一小時吃飯時間,有8 小時可以工作。5 大項工作在8 小時內,平均每96 分鐘就需要完成一項。當然,不同性質的工作所需要的時間不同,可以因應而自由延長或縮減工作時間,令工作更為彈性。

Time-batching 有什麼需要注意?

世上沒有一個計畫是可以百分百天衣無縫的,用Time-batching 來計畫工作時間亦一樣,所以我們要預先預留多一點能彈性處理的時間。繼續延伸上文的例子,原本8 小時的工作時間可以給予我們96 分鐘完成5 大項工作,但我們要預留時間給「突如其來的工作」、「工作延遲」、「休息」等。即是說,在我們計畫時我們或許只有5 件工作,但或許我們會突然被委派更多工作,所以需要預留時間;有時候有些工作並不是只有我們單獨完成,例如開會、見客等,這些都是有機會會延遲的工作,所以亦要預留更多時間。另外,我們都是人,人是沒有可能24 小時沒有休息地工作的,而且每個人能專注工作的時間長短有別,這些因素都要計算在我們的Time-batching 計畫中。

總言而知,Time-batching 就是給予我們一個整體運用時間的概念,讓我們更有效運用一天的時間,增加工作效率。在我們計畫工作時間時,應該考慮不同的因素,亦要適當加入休息時間,而且要讓自己遠離會影響工作效率的干擾,這樣才可以提升專注力呢!

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2019.12.14